Bericht van de afdeling Staff Planning (NL)

Onze afdeling, de afdeling Staff Planning, bestaat officieel sinds 1 augustus jl. en dat is ook het moment dat ik bij Schenk in dienst trad als Manager van deze afdeling. Graag neem ik jullie kort mee in waarom deze afdeling is opgezet, de structuur van de afdeling en de ontwikkelingen van deze eerste maanden.

Waarom een nieuwe afdeling Staff Planning?

Voorheen hadden de managers contract logistics de hele kolom onder zich. Van planners Fuels en Industrieel Gas en TLC’s tot de chauffeurs en de vloot. Ook waren en zijn zij het eerste aanspreekpunt voor onze opdrachtgevers. Een bijzonder interessante, maar wel erg brede rol, zeker gezien de grootte van de respectievelijke teams. 

Om de managers contract logistics meer ruimte te geven voor aandacht voor de opdrachtgevers en voor de Teamleider Chauffeurs en via hen voor de chauffeurs is besloten het planteam apart onder een andere manager te zetten. Hierdoor ontstaat ook meer tijd en aandacht voor het planteam en de ruimte om te werken aan optimalisatie van het planproces en de bezetting. Vanzelfsprekend werken we nauw samen met de managers contract logistics en de TLC’s.

De structuur en de rollen op de afdeling Staff Planning Fuels & Industrial Gases

Het team bestaat uit Dagplanners, Strategisch Planners en een Fleet Coördinator.

De Strategisch Planners kijken in nauw overleg met de dagplanners enkele maanden vooruit en plannen alle activiteiten (zoals shifts – training – verlof – onderhoud) in op alle chauffeurs, trekkers en trailers. Hierdoor zien zij al vroeg of er eventueel knelpunten zijn in de bezetting en kan er tijdig gezocht worden naar snelle en structurele capaciteitsoplossingen. Hebben we misschien te weinig mensen op standplaats A, maar mensen over op standplaats B? Kunnen we die collega’s dan tijdelijk overplaatsen? Of hebben we wel mensen genoeg, maar zijn deze collega’s niet getraind op dat specifieke werk? Kunnen we ze dan tijdig opleiden om zo aan de vraag te kunnen voldoen? 

Samen met de Fleet Coördinator kijkt de strategisch planner naar hoe en wanneer de vloot naar binnen kan voor tijdig  preventief onderhoud en voor keuringen met minimale verstoring van het leveren van shiften aan onze opdrachtgevers. Doordat ook dit ver vooruit wordt gepland en bovendien wordt afgestemd met de opdrachtgevers worden eventuele knelpunten snel duidelijk en waar mogelijk voorkomen of tijdig opgelost.

 

De strategisch planner werkt ook nauw samen met de afdeling opleidingen en de case- en caremanager i.v.m. verzuimtrends.

Maar…..er gebeurt dagelijks natuurlijk altijd wel iets onverwachts. Dit is het bekende terrein van onze dagplanners. Een trekker valt onverwachts uit door schade, een collega wordt ziek en er moet een vervanger gevonden worden om de shift alsnog te laten rijden. De opdrachtgever verandert zijn shiftvraag en wil meer of minder shiften. Dat en de dagelijkse communicatie en afstemming met de chauffeurs en planning van onze klant over ingeplande shifts en ritten vergt van dit team dagelijks veel tijd en aandacht.

Hoe loopt het tot nu toe?

Wennen aan nieuwe structuren, rollen en verantwoordelijkheden kost tijd. Door intensief overleg binnen het team beginnen de nieuwe rollen steeds beter te landen en zetten we iedere dag stappen waardoor iedereen de gelegenheid krijgt zijn of haar werk optimaal te kunnen uitvoeren.

Een intensief, maar ook mooi proces met een duidelijk doel: Efficiënte bezetting van onze mensen en middelen, optimale dienstverlening aan onze opdrachtgevers én een blij en tevreden team!

Met dank aan mijn team voor het vertrouwen kijk ik uit naar de volgende stappen die we samen in 2023 gaan zetten.

Door Esther Langerak – Manager Staff Planning (NL)
Op de foto v.l.n.r. : Eveline de la Fuente – Esther Langerak – Angelo Bijkerk