Message du département de planification du personnel (NL)

Notre département, le département de planification du personnel, existe officiellement depuis le 1er août dernier et c’est également à cette date que j’ai rejoint Schenk en tant que responsable de ce département. Je voudrais vous présenter brièvement les raisons de la création de ce département, sa structure et les développements de ces premiers mois.

Pourquoi un nouveau département de planification du personnel ?

Auparavant, les responsables de la logistique contractuelle couvraient l’ensemble de la colonne. Des carburants pour planificateurs et des gaz industriels et TLC aux chauffeurs et à la flotte. Ils étaient et sont toujours le premier point de contact de nos clients. Un rôle particulièrement intéressant mais très vaste, notamment en raison de la taille des équipes respectives.

Pour que les responsables de la logistique contractuelle puissent accorder plus d’attention aux clients et aux chauffeurs chefs d’équipe, et par leur intermédiaire aux chauffeurs, il a été décidé de placer l’équipe de planification sous la responsabilité d’un autre responsable. Cela permet également à l’équipe de planification de disposer de plus de temps et d’attention et d’espace pour travailler à l’optimisation du processus de planification et de la dotation en personnel. Naturellement, nous travaillons en étroite collaboration avec les responsables de la logistique contractuelle et les TLC.

La structure et les rôles au sein du département « Staff Planning Fuels & Industrial Gases ».

L’équipe se compose de planificateurs journaliers, de planificateurs stratégiques et d’un coordinateur de flotte.

Les planificateurs stratégiques, en étroite collaboration avec les planificateurs de jour, se projettent plusieurs mois à l’avance et planifient toutes les activités (comme les quarts de travail – la formation – les congés – la maintenance) de tous les chauffeurs, tracteurs et remorques. Ils voient ainsi très tôt s’il y a des goulets d’étranglement au niveau du personnel et peuvent chercher en temps utile des solutions rapides et structurelles en matière de capacité. Avons-nous peut-être trop peu de personnes à l’endroit A, mais des personnes restantes à l’endroit B ? Pouvons-nous alors transférer temporairement ces collègues ? Ou bien avons-nous suffisamment de personnel, mais ces collègues ne sont pas formés pour ce travail spécifique ? Pouvons-nous alors les former à temps pour répondre à la demande ?

En collaboration avec le coordinateur de la flotte, le planificateur stratégique étudie comment et quand la flotte peut faire l’objet d’un entretien préventif et d’inspections en temps opportun, avec un minimum de perturbations dans la livraison des équipes à nos clients. Comme ces activités sont également planifiées longtemps à l’avance et coordonnées avec les clients, les goulets d’étranglement sont rapidement identifiés et, si possible, évités ou résolus à temps.

 

Le planificateur stratégique travaille également en étroite collaboration avec le service de formation et le gestionnaire de cas et de soins concernant les tendances en matière d’absence.

Mais….. bien sûr, il y a toujours un imprévu au quotidien. C’est le territoire familier de nos planificateurs de journées . Un tracteur tombe en panne de manière inattendue , un collègue tombe malade et il faut trouver un remplaçant pour assurer le service. Le client modifie sa demande d’équipes et souhaite plus ou moins d’équipes. Cela, ainsi que la communication et la coordination quotidiennes avec les chauffeurs de notre client et la planification des quarts de travail et des voyages prévus, exigent beaucoup de temps et d’attention de la part de cette équipe chaque jour.

Comment ça se passe jusqu’à présent ?

Il faut du temps pour s’habituer à de nouvelles structures, de nouveaux rôles et de nouvelles responsabilités. Grâce à une consultation intensive au sein de l’équipe, les nouveaux rôles commencent à s’imposer de mieux en mieux, et nous prenons chaque jour des mesures qui permettent à chacun de faire son travail au mieux de ses capacités.

Un processus intensif, mais aussi magnifique, avec un objectif clair : une utilisation efficace de notre personnel et de nos ressources, un service optimal pour nos clients et une équipe heureuse et satisfaite !

En remerciant mon équipe pour sa confiance, je me réjouis des prochaines étapes que nous franchirons ensemble en 2023.

Par Esther Langerak – Manager Staff Planning (NL)Légende de la photo : de gauche à droite : Eveline de la Fuente – Esther Langerak – Angelo Bijkerk