Mitteilung der Abteilung Personalplanung (NL)

Unsere Abteilung, die Personalplanungsabteilung, gibt es offiziell seit dem 1. August letzten Jahres, und an diesem Tag bin ich auch als Leiter dieser Abteilung zu Schenk gekommen. Ich möchte Ihnen kurz erläutern, warum diese Abteilung eingerichtet wurde, wie sie aufgebaut ist und welche Entwicklungen in den ersten Monaten stattgefunden haben.

Warum eine neue Abteilung Personalplanung?

Früher deckten die Kontraktlogistikmanager die gesamte Kolonne ab. Von Planerkraftstoffen über Industriegas und Driver Coaches/Team Lead Drivern bis hin zu den Fahrern und dem Fuhrpark. Sie waren und sind auch die erste Anlaufstelle für unsere Kunden. Eine besonders interessante, aber sehr breit gefächerte Aufgabe, vor allem angesichts der Größe der jeweiligen Teams. 

Um den Kontraktlogistikmanagern mehr Raum für die Betreuung der Kunden und der Teamleiter Fahrer und damit auch der Fahrer zu geben, wurde beschlossen, das Planungsteam einem anderen Manager zu unterstellen. Dies schafft auch mehr Zeit, Aufmerksamkeit  und Raum für das Planungsteam um an der Optimierung des Planungsprozesses und der Personalausstattung zu arbeiten. Natürlich arbeiten wir eng mit den Kontraktlogistikern und den Driver Coaches / Team Lead Drivern zusammen.

Die Struktur und die Rollen in der Abteilung Personalplanung Brennstoffe und Industriegase

Das Team besteht aus Tagesplanern, strategischen Planern und einem Flottenkoordinator.

Die strategischen Planer planen in enger Absprache mit den Tagesplanern mehrere Monate im Voraus alle Aktivitäten (z. B. Schichten – Schulungen – Urlaub – Wartung) für alle Fahrer, Zugmaschinen und Anhänger. So erkennen sie frühzeitig, ob es Engpässe in der Personalausstattung gibt und können rechtzeitig nach schnellen und strukturellen Kapazitätslösungen suchen. Haben wir vielleicht zu wenig Leute am Standort A, aber zu viele am Standort B? Können wir diese Kollegen dann vorübergehend versetzen? Oder haben wir zwar genügend Mitarbeiter, aber diese sind nicht für diese spezielle Aufgabe ausgebildet? Können wir sie dann rechtzeitig ausbilden, um den Bedarf zu decken? 

Gemeinsam mit dem Flottenkoordinator prüft der strategische Planer, wie und wann der Fuhrpark rechtzeitig zur vorbeugenden Wartung und Inspektion gebracht werden kann, ohne die Schichtarbeit für unsere Kunden zu unterbrechen. Da auch dies weit im Voraus geplant und mit den Kunden abgestimmt wird, werden eventuelle Engpässe schnell erkannt und, wenn möglich, verhindert oder rechtzeitig behoben.

 

Der strategische Planer arbeitet auch eng mit der Ausbildungsabteilung und dem Case- und Care-Manager zusammen, wenn es um Abwesenheitstrends geht.

Aber….. natürlich passiert jeden Tag etwas Unerwartetes. Dies ist das vertraute Gebiet unserer Tagesplaner. Ein Traktor fällt unerwartet durch einen Schaden aus, ein Kollege erkrankt und es muss ein Ersatz gefunden werden, um die Schicht weiter zu fahren. Der Kunde ändert seinen Schichtbedarf und möchte mehr oder weniger Schichten. Dies und die tägliche Kommunikation und Koordination mit den Fahrern unseres Kunden sowie die Planung der geplanten Schichten und Fahrten erfordern von diesem Team jeden Tag viel Zeit und Aufmerksamkeit.

Wie läuft es bis jetzt?

Die Eingewöhnung in neue Strukturen, Rollen und Zuständigkeiten braucht Zeit. Durch intensive Beratungen innerhalb des Teams kommen die neuen Rollen immer besser zum Tragen, und wir unternehmen jeden Tag Schritte, die jedem die Möglichkeit geben, seine Arbeit optimal zu erledigen.

Ein intensiver, aber auch schöner Prozess mit einem klaren Ziel: effizienter Einsatz unserer Mitarbeiter und Ressourcen, optimaler Service für unsere Kunden und ein glückliches und zufriedenes Team!

Ich danke meinem Team für sein Vertrauen und freue mich auf die nächsten Schritte, die wir im Jahr 2023 gemeinsam gehen werden.

Von Esther Langerak – Manager Staff Planning (NL)
Foto v.l.n.r. : Eveline de la Fuente – Esther Langerak – Angelo Bijkerk